PENDAHULUAN
Untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh Dosen Pengantar Manajemen, yaitu Bapak Dr. Aris Budi Setyawan mengenai ruang lingkup manajemen didalam lingkungan bisnis/usaha. Kelompok kami memilih salah satu usaha yang menurut kami memenuhi standar kelayakan bisnis yaitu usaha fotocopy, penjilidan, printing, ketik dan laminating. Kami mengangkat usaha ini dikarenakan cukup menjanjikan, terutama karena letaknya yang sangat strategis, yaitu diareal kampus Universitas Gunadarma sehingga memudahkan kalangan Mahasiswa, dimana mereka sebagai target utama usaha ini. Oleh karena itu, kami ingin mencoba menganalisis usaha ini dari berbagai aspek yang akan dipaparkan dalam pembahasan berikut ini.
ANALISIS
Pada kesempatan kali ini, kelompok kami berkesempatan berbicara panjang-lebar dengan sang pemilik usaha fotocopy tersebut, yaitu Mas Herry. Usaha Fotocopy tersebut bernama Abadi Xerox. Berdiri pada tanggal 16 Maret 2002 oleh Mas Herry. Usaha ini hingga sekarang dijalankan oleh Mas Herry serta dibantu oleh sang istri dan adik iparnya.
Pada awalnya pemilik hanya bermodal awalkan sekitar ± Rp. 15.350.000 untuk pembelian :
- Mesin Fotocopy
- Bahan seperti kertas, tinta, alat tulis, dll.
- ATK (Alat Tulis Kantor)
- Membayar sewa tempat
- Listrik dan biaya lain-lain
Tujuan dari usaha fotocopy ini adalah untuk mencari keuntungan penghasilan yang maksimal di bidang percetakan fotocopy ini. Hingga sekarang, Mas Hery mendapatkan keuntungan yang didapat per bulan ± Rp. 2.000.000
Dalam memulai usaha fotocopy ini, dibutuhkan suatu manajemen yang handal dalam melaksanakannya dan memiliki kemampuan untuk mengatur/memanage segala sesuatu yang berhubungan dengan usaha tersebut,
mulai dari aktivitas / kegiatan yang telah dilakukan, sedang dilakukan, maupun akan dilakukan oleh usaha tersebut. Dengan demikian, dapat digunakan pendekatan-pendekatan untuk mengkaji layak tidaknya bisnis tersebut dalam Studi Kelayakan Bisnis. Dalam penjelasan selanjutnya, akan dikemukakan 4 pendekatan strategis dalam aspek manajemen yang berlaku yaitu sebagai berikut :
1) Perencanaan (Planning)
Dengan pendekatan ini, diharapkan pemilik “Fotocopy Abadi Xerox” dapat memberikan petunjuk perencanaan usaha secara garis besar kepada para karyawannya. Sedangkan perencanaan detailnya diserahkan kepada kreativitas para karyawan dengan tetap mematuhi aturan yang ada, sehingga tercipta hubungan komunikasi yang baik dan feedback yang seimbang antara pemilik dengan para karyawan.
2) Pengorganisasian (Organizing)
Tujuan utama usaha “Fotocopy Abadi Xerox” adalah mendapatkan keuntungan / laba / profit yang sebesar-besarnya dengan memberikan kepuasan maksimal kepada pelanggan. Jadi motivasi utama dari kegiatan usaha yang dilakukan oleh “Fotocopy Abadi Xerox” adalah keuntungan. Oleh karena itu, “Fotocopy Abadi Xerox” harus dapat melayani para konsumen / pelanggan dengan cara yang menguntungkan untuk kelangsungan hidup usaha tersebut dalam jangka panjang, selain juga harus selalu mengetahui kesempatan-kesempatan baru untuk memuaskan keinginan dan memenuhi kebutuhan pelanggan. “Fotocopy Abadi Xerox” menerapkan koordinasi antar unit usaha sehingga tercipta pembagian kerja yang seimbang serta pelimpahan wewenang yang jelas dan tepat. Struktur organisasi disusun secara sederhana, yaitu pemilik usaha berada di posisi paling atas, selaku pimpinan usaha tsb. Lalu dibawahnya diikuti oleh para karyawan selaku pelaksana dimana masing-masing karyawan melakukan aktivitas yang telah ditentukan.
3) Pengarahan (Actuating)
“Fotocopy Abadi Xerox” mengkaji Pengarahan dari sisi seperti : fungsi pengarahan yang harus terpenuhi serta sikap dan perilaku pemimpin yang hendaknya memenuhi kriteria agar dapat mengarahkan bawahannya. Oleh karena itu, pemilik “Fotocopy Mantab Jaya” berusaha menggunakan kekuasaan secara positif terutama dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memberikan arahan dan motivasi kepada para karyawan untuk selalu memberikan pelayanan yang memuaskan pelanggan. Dengan pengarahan ini, diharapkan terjalin koordinasi yang baik antara pemilik “Fotocopy Abadi Xerox” dengan karyawannya.
4) Pengendalian (Controling)
Pengendalian yang dilakukan oleh “Fotocopy Abadi Xerox” untuk memastikan apakah aktivitas yang dilaksanakan sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Oleh karena itu, “Fotocopy Abadi Xerox” menerapkan pelaporan pengawasan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan dan menjamin diberlakukannya tindakan korektif / perbaikan atas kesalahan yang sewaktu-waktu bisa saja terjadi.
Metode pengawasan yang berlaku di “Fotocopy Abadi Xerox” bersifat fleksibel, dinamis, dan ekonomis sehingga bisa dilakukan kapan saja dengan mengutamakan implementasi solusi dan evaluasi. “Fotocopy Abadi Xerox” menerapkan sistem pengendalian yang efektif yaitu akurat, tepat waktu, strategis, relistis, dan objektif. Dengan pengendalian ini, diharapkan “Fotocopy Abadi Xerox” mampu mengimplementasikan usaha secara layak dan mampu memuaskan pelanggan.
Dalam pembahasan manajemen tidak lepas pada masalah lingkungan yang dihadapi oleh sang pemilik usaha. Perbedaan dan kondisi lingkungan akan berpengaruh terhadap konsep dan teknik serta keputusan yang akan diambil. Sebagai seorang pemilik usaha tidak harus hanya memperhatikan lingkungan usahanya atau intern saja, tapi juga harus bisa mengantisipasi lingkungan diluar usaha atau ekstern. Berikut adalah faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi "Fotocopy Abadi Xerox" yaitu :
1) Faktor Lingkungan Makro :
- Tempat usaha ini dekat dengan kampus, sekolah, sarana dan prasarana lainnya.
- Berada dekat dengan jalan raya sehingga strategis.
- Jarak antara penyedia bahan dan alat-alat fotocopy dekat.
- Pelanggan bisa terjangkau karena tempat strategis.
2) Faktor Lingkungan Mikro :
- Perekonomian dalam usaha fotocopy ini cenderung stabil tapi terkadang hanya ada masalah kecil seperti kenaikan bahan baku dan kerusakan mesin.
- Teknologi dalam usaha fotocopy ini setiap tahun memang ada perkembangan, namun sang pemilik tetap menggunakan mesin lamanya karena masih layak pakai.
Untuk mencapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien, maka perlu adanya pendelegasian tugas dari atasan ke bawahan. Pendelegasian tugas ini juga harus dibarengi dengan pendelegasian wewenang, sebab pendelegasian tugas tanpa pendelegasian wewenang sama halnya orang mau pergi tapi tak punya uang. Pada "Fotocopy Abadi Xerox" ini, sang pemilik mendelegasikan sepenuhnya kepada istri dan adik iparnya apabila beliau ada urusan lain diluar tempat usahanya tersebut.
Adapun kendala dalam usaha fotocopy ini, yakni :
- Pemadaman listrik yang kadang kali terjadi.
- Kerusakan mesin yang lama diperbaiki.
- Cuaca yang tidak memungkinkan pelanggan untuk datang, seperti ; hujan lebat, dll.
KESIMPULAN
Berdasarkan analisis yang kelompok kami lakukan yaitu :
Usaha “Fotocopy Abadi Xerox” mempunyai sistem manajemen yang teratur dan terarah. Perencanaan telah dilakukan dengan matang, pengorganisasian dilaksanakan secara terpadu dan terpusat, pengadaan yang seimbang, dan pengendalian yang terecana merupakan pendukung kinerja “Fotocopy Mantab Jaya” untuk mencapai keuntungan / profit yang maksimal. Berdasarkan aspek manajemen tersebut, maka usaha “Fotocopy Abadi Xerox” dapat dikatakan layak / feasible.
KELOMPOK : 1) Anjar Rahman Dani (20211937)
2) Dwi Prastyanto ( 28211666)
3) Fajar Aji Sondang (28211315)
KELAS : 1EB24
